Blog

Wskaźniki KPI – czym są i dlaczego warto je mierzyć?

9 października 2022

Jednym z niezwykle efektywnych sposobów, które ułatwiają osiąganie celów biznesowych, jest pomiar wskaźnika KPI. Badanie tego wskaźnika powinno być wdrożone w każdej firmie, ponieważ dzięki niemu możliwe jest szybkie zorientowanie się w aktualnej sytuacji podmiotu. Każdy spadek KPI wymaga szybkiej reakcji i przekierowania zasobów firmy na osiąganie zamierzonych celów.

Co kryje się pod pojęciem KPI?

KPI jest skrótem od wyrażenia pochodzącego z języka angielskiego – “Key Performance Indicators”. W tłumaczeniu na język polski oznacza ono “kluczowe wskaźniki efektywności”. KPI pozwalają na pomiar oraz ocenę różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa. Wskaźniki te są zróżnicowane w zależności od profilu działalności firmy, wielkości przedsiębiorstwa oraz branży, w której funkcjonuje. W jednym podmiocie gospodarczym pomiarom poddaje się liczbę klientów, w innym koszty produkcji czy przychód ze sprzedaży produktów lub usług.

Rodzaje wskaźników KPI

Wskaźniki KPI pozwalają na weryfikację postępów firmy w dłuższym lub krótszym ujęciu czasowym. Kluczowe wskaźniki efektywności są ściśle związane z celami strategicznymi każdego przedsiębiorstwa. Do najczęściej weryfikowanych wskaźników KPI należą:

wskaźniki strategiczne – monitorują cele organizacyjne, np. zwroty z inwestycji czy przychody przedsiębiorstwa,
wskaźniki operacyjne – mierzą wydajność firmy w niewielkim ujęciu czasowym, skupiając się na procesach organizacyjnych; pomiar dotyczy np. sprzedaży i kosztów transportu,
wskaźniki jednostki – pomiar wskaźników KPI dotyczący celów poszczególnych działów przedsiębiorstwa,
wskaźniki wyprzedzające – pomagają w przewidywaniu wyników firmy,
wskaźniki śledzone – analizują to, co się już wydarzyło.

Wypróbuj REVELTIO za darmo!

Chcę wypróbować

Jak wybrać odpowiednie dla konkretnej firmy wskaźniki KPI?

Przy wyborze kluczowych wskaźników efektywności należy skupić się wyłącznie na tych, które realnie wpływają na efektywność prowadzonych działań. Wskaźniki powinny odpowiadać specyfice konkretnego przedsiębiorstwa. Dobrym rozwiązaniem jest skupienie się na maksymalnie kilkunastu wskaźnikach KPI. Dzięki temu uzyskane dane będą kompletne, a jednocześnie nieprzeładowane zbędnymi informacjami. Wybór KPI musi być poprzedzony jasnym określeniem celów przedsiębiorstwa, przebiegać w kilku etapach, z uwzględnieniem zawężania ich ilości wraz z upływem czasu. Wskaźniki KPI powinny być stale testowane, weryfikowane i analizowane, co znacznie ułatwi ich późniejszą modyfikację. Najlepiej, jeśli wybrane KPI odzwierciedlają poziom efektywności działania przedsiębiorstwa lub jej ewentualny brak. Kluczowe wskaźniki efektywności powinny być dobierane indywidualnie i dopasowane do specyfiki konkretnego podmiotu gospodarczego.

Jak dokonać pomiaru KPI?

Sposób obliczania KPI powinien być zrozumiały dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Kluczowe wskaźniki efektywności należy szczegółowo zdefiniować w taki sposób, aby wyniki nie wypaczyły sytuacji rzeczywistej. Przed wyznaczeniem KPI istotne jest określenie celów strategicznych przedsiębiorstwa, a w ślad za nimi – celów pośrednich. Przy wyborze i pomiarze KPI istotne jest nadawanie priorytetów zadaniom, położenie nacisku na kluczowe działania oraz szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o posiadane wyniki. Dokonując pomiaru KPI, należy stosować zasadę SMART:

Specific – konkretny,
Measurable – mierzalny,
Achievable – osiągalny,
Relevant – istotny,
Time-bound – czasowy.

KPI są najczęściej określane na poziomie ogólnym, a kolejno dla poszczególnych jednostek struktury przedsiębiorstwa. Każdy dział, wchodzący w skład podmiotu gospodarczego, powinien być na bieżąco informowany o wskaźnikach KPI na poziomie ogólnym i monitorować je w swojej codziennej działalności. Aby zmierzyć postępy i móc analizować otrzymane informacje, należy wykorzystywać przeznaczone do tego celu narzędzia.

Pytania ułatwiające wyznaczanie wskaźników KPI

Przy wyznaczaniu kluczowych wskaźników efektywności warto posłużyć się pytaniami pomocniczymi, które pozwolą na ich precyzyjne określenie:

Jakie działania należy podjąć?
W jakim terminie działania powinny zostać zrealizowane?
Jakie są główne cele firmy?
Jakie są cele pośrednie firmy?
Jakich wyników oczekujemy?
Kto jest odpowiedzialny za osiągnięcie założonych celów?
Jak często monitorować prowadzone działania?
Kto powinien być informowany na bieżąco o wskaźnikach KPI?

Dlaczego warto mierzyć wskaźniki KPI?

Wskaźniki KPI umożliwiają skoncentrowanie się na tych aspektach działalności, które są wyjątkowo istotne dla konkretnego podmiotu gospodarczego. Dzięki temu otrzymujemy wiedzę o tym, czy dane przedsięwzięcie powinno zostać zrealizowane i czy jego rezultat pomoże w osiągnięciu założonych celów. Ponadto pomiar wskaźników KPI pozwala wyeliminować działania, które niekoniecznie wpływają pozytywnie na efektywność przedsiębiorstwa. Przy mierzeniu wskaźników KPI warto co jakiś czas zweryfikować system raportowania w przedsiębiorstwie i ewentualnie go zmodyfikować, co pozwoli osiągnąć znacznie lepsze wyniki.

Aktualizacja wskaźników KPI

Częstotliwość aktualizacji wskaźników KPI powinna być uzależniona od ich rodzaju. Niektóre z nich trzeba monitorować na bieżąco, inne raz dziennie lub kilka razy w miesiącu. Każda weryfikacja wskaźników KPI umożliwia podejmowanie działań usprawniających bieżącą sytuację. Aktualizacja wskaźników KPI powinna odbywać się wówczas, kiedy mamy możliwość wprowadzania pożądanych zmian. Obecnie systemy informatyczne w firmach ułatwiają gromadzenie i analizę istotnych danych. Wdrażane w nowoczesnych przedsiębiorstwach rozwiązania pozwalają na bieżące śledzenie kluczowych dla nich parametrów. Aby skutecznie modyfikować wydajność postępowania, warto wpływać na świadomość swoich pracowników. Tylko wtedy podejmują oni realne działania, które doprowadzą do poprawy, a co najmniej do stabilizacji sytuacji. Z aplikacją do zarządzania finansami i obiegiem dokumentów w firmie od Reveltio badanie rentowności projektów, działów i pracowników jest znacznie łatwiejsze, a generowanie raportów finansowych zajmuje zaledwie kilka minut.