Wraz z rozwojem technologii możliwa stała się optymalizacja procesów firmowych. Wiele podmiotów decyduje się na automatyzację obiegu dokumentacji, wybierając oprogramowanie dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Dostęp do ważnych dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie są nieodzownym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie w obliczu dynamicznych zmian rynkowych.
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to najprościej rzecz ujmując ich cyfryzacja, czyli wprowadzenie papierowych dokumentów do systemu komputerowego. Polega na przekształceniu dokumentacji w tradycyjnej formie w wersję elektroniczną. Digitalizacja archiwum firmowego pozwala na odpowiednie, niejednokrotnie dużo lepsze zabezpieczenie dokumentów, ich szczegółowe badanie oraz analizę. Podczas przeprowadzania digitalizacji dokumentów warto pamiętać o istotnej kwestii, którą jest ochrona danych osobowych.
Digitalizacja dokumentów firmowych – czy jest potrzebna?
Tradycyjna archiwizacja dokumentów wiąże się z kosztami i trudnościami. Niezbędna jest dodatkowa przestrzeń biurowa, która umożliwi fizyczne przechowywanie papierowych dokumentów. To, z kolei, może skutkować potrzebą wynajmu dodatkowego miejsca na archiwum. Segregacja i organizacja dokumentów w wersji papierowej wymaga również zatrudnienia pracowników, którzy będą się tym zajmować, a co za tym idzie – wzrostem kosztów firmowych. Ponadto ewentualne błędy w przechowywaniu i segregacji dokumentów mogą okazać się nieodwracalne. Digitalizacja znacznie ułatwia archiwizację dokumentów, oszczędza przestrzeń oraz czas przeznaczony na ich porządkowanie. Stała się wręcz koniecznością ze względu na ilość gromadzonego papieru w pracy biurowej. Digitalizacja dokumentów jest zatem odpowiedzią na rosnące potrzeby względem obiegu dokumentacji w wielu podmiotach gospodarczych.
Sektor IT odpowiedział na pojawiające się zmiany systemowe i potrzeby firm w kwestii metod digitalizacji oraz wymaganych do tego celu narzędzi. Nieodzownym rozwiązaniem przy digitalizacji dokumentów jest OCR, czyli oprogramowanie, które pozwala na rozpoznanie dokumentu i odszukanie w nim konkretnych danych. Jakość dokumentu, który ma zostać poddany funkcji OCR, powinna być jak najlepsza. W procesie digitalizacji dokumentów niezbędny jest skaner, który umożliwia przekształcenie dokumentu z formy papierowej na elektroniczną i zapisanie go na dysku komputera. Przydatne będzie urządzenie, które pozwoli zeskanować kilka stron dokumentów jednocześnie. Po zeskanowaniu i przesłaniu dokumentu do systemu komputerowego możliwe jest jego dalsze przetwarzanie.
Korzyści, jakie niesie ze sobą digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów niesie ze sobą sporo udogodnień dla użytkowników, a przede wszystkim umożliwia zautomatyzowanie wykonywanych czynności. Jest rozwiązaniem, które pozwala zarządzać organizacją dokumentów oraz przestrzenią biurową. Dzięki niej można uporządkować dokumentację według ustalonych przez przedsiębiorstwo kryteriów. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej to doskonały sposób, aby dotrzeć do istotnych informacji w krótkim czasie, a co najważniejsze – z dowolnego miejsca. Aby przeglądać dokumenty, nie jest konieczna fizyczna obecność w firmie. Digitalizacja dokumentów gwarantuje skuteczniejsze ich wykorzystanie, a zaoszczędzony czas może być wykorzystany na pozostałe zadania. Digitalizacja jest ponadto sposobem na obniżenie kosztów pracy, ponieważ personel nie spędza długich godzin w archiwum w poszukiwaniu wymaganego dokumentu. Co więcej, dobrze zabezpieczone dokumenty w wersji elektronicznej nie ulegną zniszczeniu lub zagubieniu.
Jak przeprowadzić digitalizację dokumentów w swojej firmie?
Digitalizacja dokumentów powinna być naturalną konsekwencją dążenia do rozwoju i usprawniania procesów w firmie. Aby zorganizować to przedsięwzięcie, najpierw warto zasięgnąć wiedzy o procesie technologicznym, jakim jest digitalizacja. Następnym etapem jest wybór systemu dedykowanego do obiegu dokumentów, który umożliwi swobodne przeglądanie i przetwarzanie dokumentów elektronicznych. Ostatnią czynnością jest wdrożenie usług, które ułatwią użytkownikom pracę z dokumentami w wersji cyfrowej.
Digitalizacja dokumentów firmowych przeprowadzana przez podmiot zewnętrzny
Firmy, które specjalizują się w digitalizacji dokumentów, oferują swoim klientom kompleksowe usługi. Pomagają określić potrzeby firmy, a następnie projektują dedykowane rozwiązanie z uwzględnieniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Powierzenie tego procesu profesjonalistom gwarantuje, że dokumenty zostaną przekształcone prawidłowo, zgodnie z procedurami i z zachowaniem najwyższej jakości. Podmioty, zajmujące się digitalizacją dokumentów, zapewniają poufność, więc wrażliwe dane nie będą w zasięgu nieuprawnionych osób. Reveltio ułatwia swoim klientom automatyzację obiegu dokumentów kosztowych i sprzedażowych. Misją marki jest umożliwienie prostego zarządzania ważną dokumentacją w firmach średniej wielkości. Reveltio bezpiecznie przeprowadza podmiot przez proces digitalizacji dokumentów, a w rezultacie firma zyskuje korzyści biznesowe.
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
