Blog

Czym jest dekretacja księgowa?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości konieczne jest potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, a czynność tę nazywa się dekretacją. Zapisy ustawy wprost mówią o tym, że obowiązkowe jest wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Pojęcie dekretacji

Dekretacją określane jest zarządzenie, które odnosi się do pism wpływających do danej jednostki organizacyjnej. Dekretacja dotyczy obiegu dokumentacji i nadaje tym pismom odpowiedni tok w oparciu o przyjętą instrukcję lub inne przepisy regulujące. Wszystkie dokumenty przychodzące podlegają najpierw rejestracji, a kolejno przekazywane są do dekretacji, którą zajmuje się kierownik podmiotu lub wyznaczona przez niego osoba. Zadekretowana dokumentacja jest następnie przekazywana poprzez sekretariat do odpowiedniej komórki organizacyjnej.

Dekretacja dokumentów księgowych

Dekretacja w księgowości jest czynnością niezbędną, która pozwala zarejestrować każde zdarzenie gospodarcze w systemie finansowo-księgowym jednostki. Dekretacji ulega każda faktura kosztowa, opłacane rachunki oraz inne dokumenty księgowe. Pozwala ona na wprowadzenie ich do systemu księgowego, a proces ten nazywany jest księgowaniem. Najprościej rzecz ujmując za dekretację księgową uznaje się weryfikację tego, czy wszystkie faktury oraz pozostałe dokumenty księgowe zostały odpowiednio opisane oraz przyporządkowane. Do tego niezbędne jest przeprowadzenie czynności kontrolnych poprzez sprawdzenie rzetelności w kwestii kompletności dowodu księgowego.

Czym jest dekret księgowy?

Dekret księgowy funkcjonuje także pod nazwą „zapis księgowy”. To sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, który musi zawierać numery kont księgowych, opis operacji gospodarczej, podpisy osób odpowiedzialnych za dekretację, datę zaistniałego zdarzenia oraz kwotę. Jeżeli chodzi o miejsce przechowywania zapisów księgowych, to są one umieszczane w księgach rachunkowych, mają charakter trwały i nie ma możliwości nanoszenia na nie zmian w przyszłości. W przypadku księgowości elektronicznej w aspekcie dekretów księgowych wykorzystywane są odpowiednie procedury, które mają na celu ochronę kluczowych danych przed zniszczeniem, zmodyfikowaniem lub ukryciem zapisu.

Poznaj funkcjonalności REVELTIO

Sprawdź

Rodzaje dekretów w księgach rachunkowych

Klasyfikacja dekretów księgowych dzieli je na dekrety zbiorcze, dekrety korygujące, dekrety zastępcze oraz dekrety rozliczeniowe. Dekrety zbiorcze zawierają w sobie szereg zapisów księgowych, które są w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Dekrety korygujące mają za zadanie poprawę istniejących już treści. Dekrety zastępcze, z kolei, stosowane są do momentu wpływu zewnętrznego dokumentu stanowiącego dowód źródłowy. Jeśli chodzi o dekrety rozliczeniowe, to przedstawiają one już dokonane zapisy w oparciu o nowe kryteria.

Jak wygląda dekretacja dokumentów księgowych?

Przebieg procesu dekretacji księgowej jest kwestią indywidualną i determinują go ustalenia wewnętrzne danej jednostki. Przed zaksięgowaniem każdego dokumentu niezbędna jest jego formalna, merytoryczna oraz rachunkowa weryfikacja. Osoba dekretująca sprawdza fakt, czy operacja gospodarcza miała miejsce w rzeczywistości oraz czy wszelkie obliczenia, znajdujące się na dokumencie, są poprawne. Potwierdzeniem prawdziwości dokumentu księgowego jest adekwatna adnotacja z podpisem osoby upoważnionej. W sytuacji, kiedy znalezione zostają jakiekolwiek nieprawidłowości lub stwierdza się obecność błędów rachunkowych, wymagana jest korekta dokumentów. Najistotniejszą czynnością kontrolną w trakcie wykonywania dekretacji jest analiza merytoryczna, czyli sprawdzenie poprawności wystawionych dokumentów i znajdujących się na nich kosztów. Podstawową kwestią jest to, czy odpowiadają one profilowi działalności danej jednostki. Ten etap obejmuje również opisanie poszczególnych operacji gospodarczych oraz transakcji, jeśli nie zrobiono tego wcześniej. Kolejnym ważnym zadaniem jest kontrola magazynowa. Dzięki niej możliwe jest potwierdzenie, że stan rzeczy, zawarty w dokumentach, jest zgodny z rzeczywistością. Sprawdza się głównie aktywa firmy oraz jej aktualne zapasy magazynowe.

Elementy dekretacji księgowej w firmie

Podstawą do tworzenia dekretów księgowych są dokumenty potwierdzające przeprowadzoną operację gospodarczą. Do tych dokumentów można zaliczyć dowody księgowe zewnętrzne obce, dowody księgowe zewnętrzne własne oraz dowody księgowe wewnętrzne. Dowody zewnętrzne obce pochodzą od kontrahentów firmy. Dowody zewnętrzne własne to wszystkie faktury, paragony i noty księgowe, które zostały przekazane w oryginale odbiorcom produktów lub usług. W dowodzie księgowym wewnętrznym dokumentowane są zdarzenia, które zachodzą wewnątrz konkretnej jednostki. Chodzi tutaj przede wszystkim o listy płac, delegacji i polecenia księgowania. Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów do dowodów księgowych zalicza się:

faktury, w tym faktury VAT RR,
rachunki,
dokumenty celne,
dokumenty potwierdzające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów,
dzienne zestawienia faktur sprzedaży,
noty księgowe korygujące,
dowody przesunięć,
dowody opłat (pocztowych czy przelewów bankowych).

Co powinny zawierać w sobie dowody księgowe?

Każdy dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego, nazwy stron dokonujących operacji gospodarczej, opis i kwotę wartości operacji gospodarczej w jednostkach naturalnych, datę operacji lub datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, dekretację księgową (powinna ona zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych), a także podpis osoby odpowiedzialnej. Dowody księgowe numerowane są w sposób jednolity bądź grupowy. Jednolita numeracja opiera się na kolejnych numerach uzależnionych od kolejności wpływu do działu księgowości. Numeracja grupowa polega na nadawaniu kolejnych numerów z uwzględnieniem grup rodzajowych. Numer każdego dokumentu powinien być dodatkowo opatrzony symbolem grupy, do której zostanie przyporządkowany. Często w księgowości stosuje się numerację mieszaną dowodów księgowych.

Techniki dokumentowania zapisów księgowych

Dekretacja dokumentów księgowych może być przeprowadzana zarówno ręcznie, jak i elektronicznie (za pośrednictwem programu komputerowego). O sposobie jej przeprowadzenia decyduje kierownik danej jednostki, a technika dokumentowania zapisów księgowych powinna odpowiadać polityce rachunkowości obowiązującej w danym podmiocie. W ręcznej dekretacji księgowej wykorzystywane są dedykowane do tego celu pieczątki. Jeśli dekretowanie przebiega elektroniczne, większość czynności jest automatycznych, ale istnieje możliwość wykonania wydruku zawierającego wszystkie niezbędne elementy w formie papierowej. Przy dekretacji elektronicznej nie jest wymagane powielanie tych samych informacji, które zawiera fizyczny dowód księgowy, jednak koniecznością jest dołączenie wydruku dekretu do dokumentu źródłowego.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Dekretacja dokumentów księgowych wymaga również prawidłowej ich archiwizacji. Dokumenty należy przechowywać zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Stanowią one istotny dowód na działalność firmy oraz są wymagane podczas przeprowadzania audytu finansowego przez urząd skarbowy. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane zgodnie z chronologią w podziale na miesiące oraz typy kosztów. Każdy podmiot gospodarczy powinien wybrać swój własny sposób na przechowywanie kluczowej dokumentacji. Najważniejsze w tym przypadku jest to, aby do wrażliwych danych nie miały dostępu osoby nieupoważnione. Dokumenty księgowe muszą zostać odpowiednio zabezpieczone i przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia danego roku obrotowego. Dokumentacja, która dotyczy zatrudnienia pracowników oraz ich wynagradzania, wymaga przechowywania przez okres pięćdziesięciu lat.