Blog

Budżetowanie kroczące

Z czym wiąże się budżetowanie kroczące?

Planowanie jest w biznesie kwestią fundamentalną. Stanowi podstawę działania oraz podejmowania ważnych decyzji. Obecne warunki gospodarcze wymagają od przedsiębiorców prognozowania sprzedaży oraz budowania odpowiedniego budżetu. Oparcie procesu planowania na prawidłowo skalkulowanym budżecie ułatwia firmie rozwój i zapewnia stabilizację. Budżet pozwala określić zasady wykorzystania zasobów finansowych podmiotu, które są niezbędne do realizacji założeń. Wszystkie działania obejmujące tworzenie, wykonanie oraz kontrolę budżetu nazywa się budżetowaniem. Budżetowanie kroczące wyróżnia się pod względem częstotliwości opracowywania i bazuje na ostatnim realistycznym budżecie.

Definicja budżetowania kroczącego

Pod pojęciem „budżetowanie kroczące” (z ang. continuous budgeting, rolling budget) kryje się jedna z metod konstruowania budżetu, która opiera się na ciągłym jego opracowywaniu. Taki sposób tworzenia budżetu umożliwia szczegółowy proces bieżącego planowania konkretnego okresu obrachunkowego (np. tygodnia, miesiąca czy kwartału), a dla pozostałych okresów ustala się jak najprawdopodobniejsze budżety ze stopniem szczegółowości na takim samym poziomie (z uwzględnieniem następnych przedziałów czasu dla opracowania budżetu zamkniętego okresu planistycznego). Zalicza się go do metod operacyjnych przedsiębiorstwa. Budżet kroczący jest oparty na ostatnim realistycznym budżecie. Następujące po sobie budżety na konkretne odcinki czasowe są uaktualniane pod koniec każdego okresu budżetowego. To jednocześnie budżet sporządzany dla jednego okresu budżetowego, który największą uwagę poświęca najbliższym okresom i umożliwia sprecyzowanie dla nich informacji w dłuższej perspektywie. Rezultatem stworzenia budżetu kroczącego dla przedsiębiorstwa jest to, że posiada ono zaplanowany budżet na cały rok, dzięki czemu możliwa jest jego stabilna działalność. Co więcej, budżet jest ciągle weryfikowany i uwzględnia wszelkie zdarzenia, które wystąpiły w przeszłości i mogą nastąpić w przyszłości. Konieczność modyfikacji i kontroli przekłada się na czasochłonność tworzenia budżetu.

Planowanie realistyczne, a nie oparte na założeniach budżetu przygotowywanego raz w roku

W budżetowaniu kroczącym budżet na okres początkowy jest o wiele bardziej realny niż budżety oparte na założeniach budżetu przygotowywanego corocznie. Jest to spowodowane ciągłą aktualizacją budżetów na koniec każdego okresu budżetowego (opracowania budżetu zamkniętego okresu planistycznego) i uwzględnianiem w nich pojawiających się zdarzeń. Budżetowanie kroczące odzwierciedla zasadę ciągłości procesu budżetowania, ponieważ zrealizowany na poprzedni okres budżet jest niejako podstawą uszczegółowiania budżetu opracowanego na następne miesiące lub kwartały. Przy sprawdzaniu budżetu kroczącego dodawane są w kolejnych okresach przewidywane dane z okresu następującego i odejmowane wartości z okresu ubiegłego. W firmach funkcjonujących w niestabilnym otoczeniu gospodarczym budżet kroczący jest dominującym typem.

Dlaczego elastyczność budżetu jest taka ważna?

W biznesie trafne objęcie przewidywaniami dłuższego okresu dla realizacji założonych celów jest wyjątkowo trudnym zadaniem. Prognozowanie może stanowić nie lada wyzwanie szczególnie wtedy, gdy horyzont czasowy jest bardzo długi. Zmiany nie zachodzą identycznie w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Elastyczność i możliwość uszczegółowiania budżetu opracowanego jest pożądanym rozwiązaniem przede wszystkim ze względu na niestabilność rynkową w ostatnich latach. Chaos rynków walutowych oraz surowcowych zmuszają kadrę zarządzającą do wprowadzania budżetowania kroczącego, aby możliwe było obniżenie stopnia niepewności sytuacji. Doświadczenie ostatniej dekady pokazuje, że w wielu firmach, szczególnie tych o niestabilnym otoczeniu gospodarczym, budżet kroczący sprawdza się doskonale, jest systematycznie aktualizowany i uzupełniany dodatkowymi informacjami.

Poznaj funkcjonalności REVELTIO

Sprawdź

Budżet opracowany dla niezmiennego pełnego okresu budżetowego

W budżetowaniu kroczącym, jak już wcześniej wspomniano, aktualizacja danych musi odbywać się częściej niż raz do roku (względem niezmiennego pełnego okresu budżetowego). Najczęściej wymagana jest weryfikacja budżetu co najmniej raz na kwartał. Każda przeprowadzona aktualizacja uszczegóławia budżety kolejnych podokresów, uwzględniając następne miesiące lub kwartały, a wówczas należy opracować nowy budżet na kolejny rok. Roczny budżet przy budżetowaniu kroczącym podzielony jest zatem na cztery okresy. Budżet na pierwszy z tych okresów musi zostać doskonale przygotowany, a dla pozostałych okresów ustala się budżety ze stopniem szczegółowości na podstawie danych szacunkowych. Analiza pierwszego okresu budżetowania i porównanie danych rzeczywistych z zakładanymi pozwala na dokładne przeprowadzenie aktualizacji na kolejny kwartał. Proces ten jest systematycznie powtarzany w następujących po sobie przedziałach czasowych.

Zalety budżetu kroczącego

Najważniejszą korzyścią płynącą z budżetowania kroczącego jest to, że podmiot gospodarczy może pozwolić sobie na większą elastyczność. Dzięki temu jest lepiej przygotowany i odpowiednio reaguje na zachodzące zmiany dotyczące kosztów oraz przychodów z działalności. Budżetowanie kroczące świadczy o ciągłości całego procesu budżetowania. Nieustanna aktualizacja uszczegóławia budżety kolejnych podokresów, uwzględniając następne miesiące, które mają istotny wpływ na poszczególne pozycje budżetowe. Oprócz tego, do jego zalet zaliczyć można:

obniżenie stopnia niepewności,
aktualność budżetu,
większą efektywność,
opracowywanie budżetu na podstawie realistycznych danych z okresów poprzednich, a jednocześnie budżet sporządzany jest dla niezmiennego okresu budżetowego,
objęcie przewidywaniami dłuższego okresu,
możliwość przystosowania się do zmian zachodzących w podmiocie gospodarczym i jego otoczeniu.

Za jeden z walorów budżetowania kroczącego uznaje się również to, że horyzont czasowy pozostaje niezmienny. W budżecie statycznym z biegiem czasu okres budżetowania staje się coraz krótszy, natomiast w budżecie kroczącym plan odnosi się do kolejnych miesięcy następnego roku.

Wady budżetowania kroczącego

Podczas opracowywania budżetu kroczącego warto mieć na uwadze fakt, że proces ten wymaga zaangażowania nie tylko działu controllingu, ale wszystkich innych jednostek, które będą odpowiedzialne za jego realizację. U pracowników może wytworzyć się przeświadczenie, że budżet opracowany aktualnie nie jest kwestią najważniejszą, ponieważ w przyszłości i tak będzie modyfikowany. Dodatkową negatywną konsekwencją jest to, że skupiają się oni wyłącznie na realizacji bieżących planów, przewidywanych do wykonania na dany okres, podczas gdy nie wybiegają w przyszłość i nie koncentrują się na realizacji założeń długofalowych. Ponadto specyfika budżetowania kroczącego sprawia, że do jego negatywnych cech zalicza się:

czasochłonność tworzenia budżetu,
pracochłonność,
kosztowność,
hamowanie kreatywności poprzez dostosowanie budżetu do aktualnych możliwości,
rutynę,
problemy z wyceną zapasów, które powoduje ciągła aktualizacja standardów kosztów i cen rozliczeniowych.

Ze względu na rozbieżności w wycenie zapasów, spowodowane stałym aktualizowaniem stawek i cen rozliczeniowych, w podmiotach gospodarczych z szerokim asortymentem produktowym ta metoda budżetowania może nie być dobrym rozwiązaniem.

Wdrażanie budżetu kroczącego

Każdy podmiot gospodarczy, który chce prawidłowo zarządzać swoimi finansami, powinien postawić na budżet kroczący. W obecnych, niezwykle dynamicznych czasach, proces bieżącego planowania nie powinien trwać dłużej niż 6-9 miesięcy. Budżet kroczący, w przeciwieństwie do planu finansowego na lata, umożliwia efektywnie panowanie nad operacjami finansowymi oraz prezentuje realną sytuację w firmie. Stan finansów firmy w danym momencie ułatwia znacznie oparcie procesu planowania działań długoterminowych na realnym budżecie. Budżetowanie kroczące daje okazję do prognozowania wyników finansowych, przewidywania przychodów, a dodatkowo możliwa jest aktualizacja standardów kosztów.