Ogromna ilość faktur, korespondencji firmowej oraz zamówień bardzo często zakłóca obieg dokumentacji w organizacji. Każde przedsiębiorstwo powinno wypracować, a następnie wdrożyć własny system obiegu dokumentów firmowych, który będzie dopasowany do indywidualnych potrzeb podmiotu. Sprawny obieg dokumentów w firmie skutkuje nie tylko oszczędnością czasu, ale wpływa także na jakość świadczonych usług.
Od czego zależy sprawny obieg dokumentów w firmie?
Czynnikiem decydującym o szybkości obiegu dokumentacji w organizacji jest w dużej mierze ich ilość. Bez względu na to, czy firma prowadzi elektroniczną dokumentację, czy przechowuje dokumenty w formie papierowej, dobra organizacja jest w tym przypadku kwestią kluczową. Jeśli podmiot stawia na tradycyjne metody przechowywania, to, oprócz dodatkowego miejsca do archiwizacji, potrzebni będą także pracownicy oddelegowani do tego zadania i akcesoria do przechowywania. W sytuacji, gdy firma zdecyduje się jednak na elektroniczny obieg dokumentacji, warto postawić na sprawdzone rozwiązania i intuicyjne narzędzia.
Tradycyjna metoda przechowywania dokumentów
Wiele firm wciąż korzysta ze standardowej opcji archiwizacji dokumentów. Jeśli procedura ta ma sprawnie funkcjonować, powinna opierać się na prostych zasadach. Dokumentom należy nadawać numerację oraz opis, a następnie segregować jego do teczek lub pudeł (najlepiej chronologicznie lub alfabetycznie) i odkładać do archiwum. Taki sposób postępowania z dokumentacją firmową powinien zadziałać zarówno w przypadku dokumentów przychodzących z zewnątrz, jak i tych w wewnętrznym obiegu firmy. Warto jednak pamiętać, że głównym motorem tradycyjnych metod archiwizowania dokumentów jest czynnik ludzki. Zatrudnienie dodatkowych pracowników, którzy obsługiwaliby archiwum firmowe, łączy się ze wzrostem kosztów. Ponadto tradycyjna metoda przechowywania dokumentów o wiele bardziej naraża je na zniszczenie bądź zagubienie.
Digitalizacja dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów staje się obecnie standardem w wielu przedsiębiorstwach. Wraz z postępem technologicznym firmy mają dostęp do nowoczesnych rozwiązań, które ułatwiają obieg dokumentów. Korzystanie z tych narzędzi usprawnia proces przekazywania ważnych dokumentów, a jednocześnie gwarantuje im bezpieczeństwo. Innowacyjne rozwiązania w zakresie digitalizacji sprawiają, że personel zaoszczędzony czas może przeznaczyć na realizację kluczowych zadań. Właściciele firm, którzy chcą znacznie ułatwić oraz przyspieszyć codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, powinni zainwestować w oprogramowanie usprawniające obieg dokumentów. Programy i narzędzia, umożliwiające zarządzanie dokumentami, pozwalają na natychmiastowe przesyłanie ich pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale również rozwiązanie ekologiczne – rezygnacja z ton papieru. Co więcej, nowoczesne rozwiązania pozwalają na integrację systemu obiegu dokumentów z systemem księgowym danego podmiotu gospodarczego. Dlatego też istotne jest to, aby system obiegu dokumentów w firmie był dobrze dopasowany do jej aktualnych potrzeb. Dodatkowo za pośrednictwem programów usprawniających obieg dokumentacji możliwe jest:
● zmniejszenie kosztów firmy,
● zwiększenie ergonomii pracy,
● monitorowanie obiegu dokumentacji na każdym etapie,
● zoptymalizowanie przepływu ważnych informacji w firmie,
Kluczowe kwestie w elektronicznym obiegu dokumentacji
Technologia nie rozwiąże za człowieka pojawiających się problemów, dlatego też tak istotne jest wprowadzenie reguł, dzięki którym możliwe będzie stworzenie efektywnego obiegu dokumentów cyfrowych w firmie. Oto najważniejsze z nich:
Bezpieczeństwo przepływu informacji i ich udostępniania – wszystkie poufne informacje powinny być chronione zgodnie z przepisami. Odpowiednia ochrona dokumentów pozwoli również zapobiec wszelkim przestojom w obiegu dokumentacji firmowej.
Kontrola obiegu dokumentów – należy wybrać odpowiednie kanały przepływu dokumentów oraz ustanowić pracownika, który będzie nadzorował cały proces.
Przejrzysta zasady opisywania dokumentów – tytułowanie dokumentów powinno ułatwić ich szybką identyfikację przez wszystkich pracowników firmy.
Udostępnianie dokumentów – dostęp personelu do ważnych dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia oraz możliwość ich wspólnego edytowania.
Komfortowe rozwiązania – przepływ informacji musi być prosty i szybki, a obsługa narzędzi intuicyjna.
Jak usprawnić obieg dokumentów?
Przed wyborem metody przechowywania dokumentów należy przeanalizować bieżącą sytuację w firmie i wychwycić słabe punkty w zakresie obiegu dokumentacji. Kolejnym etapem jest określenie celu, który będzie rezultatem wprowadzonych zmian. Jeśli wprowadzane modyfikacje w procesie obiegu dokumentacji firmowej są skomplikowane, warto podzielić go na kilka etapów i wdrażać zmiany stopniowo. Aby cały proces przebiegał sprawnie, należy ustalić wytyczne dla pracowników. Ich przestrzeganie znacznie ułatwi zaprzyjaźnienie się z nowym systemem obiegu dokumentacji. Właściciel może samodzielnie usprawnić obieg dokumentów lub skorzystać z usług firmy oferującej takie usługi. Profesjonaliści nie tylko zajmą się całym procesem wdrażania zmian, ale będą również na bieżąco monitorować sytuację. Reveltio umożliwia swoim kontrahentom bezpieczną automatyzację obiegu dokumentów w firmie, a dzięki temu właściciel firmy może skoncentrować się wyłącznie na prowadzeniu działalności. Korzystając z usług Reveltio przedsiębiorca zyskuje narzędzia do swobodnego przeglądania i przekazywania dokumentów oraz pełną kontrolę nad uprawnieniami poszczególnych pracowników w zakresie dostępu do wrażliwych danych.
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
